Совещания
В рамках процесса 4.1 Разработка устава проекта совещания с заинтересованными сторонами проводятся с целью определения целей проекта, критериев успеха, ключевых поставляемых результатов, высокоуровневых требований, укрупненных контрольных событий и другой сводной информации.
В рамках процесса 4.2 Разработка плана управления проектом совещания проводятся для обсуждения подхода к проекту, определения порядка исполнения работ, обеспечивающего достижение целей проекта, и установления способов мониторинга и контроля проекта. Стартовое совещание проекта (kick-off meeting) обычно связано с окончанием планирования и началом исполнения проекта. Его цель состоит в доведении целей проекта до членов команды, обеспечении готовности команды к проекту и разъяснении ролей и сфер ответственности каждой заинтересованной стороны. Стартовое совещание может проводиться в разное время в зависимости от особенностей проекта.
- Для небольших проектов обычно создается одна команда, которая осуществляет как планирование, так и исполнение проекта. В этом случае стартовое совещание проводится сразу после инициации проекта в группе процессов планирования, так как команда принимает участие в планировании.
- В крупных проектах большую часть планирования обычно выполняет команда управления проектом, а остальная часть команды проекта включается в работу по проекту, когда начальная часть планирования уже завершена, т. е. в начале этапа разработки/реализации. В этом случае стартовое совещание проводится с использованием процессов группы процессов исполнения.
При осуществлении состоящих из нескольких фаз проектов стартовое совещание проводится, как правило, в начале каждой фазы.
В рамках процесса 4.3 Руководство и управление работами проекта совещания используются для обсуждения и решения актуальных вопросов проекта в рамках руководства и управления работами проекта. В состав участников могут входить руководитель проекта, команда проекта и соответствующие заинтересованные стороны, которые вовлечены или которых затрагивают обсуждаемые вопросы. Каждый участник совещания должен выполнять определенную роль для обеспечения надлежащего участия. Виды совещаний,среди прочего, включают в себя:
- стартовое совещание,
- совещания по техническим вопросам,
- совещания для планирования спринта или итерации,
- текущие ежедневные планерки скрам (scrum daily stand-ups),
- совещания управляющей группы,
- совещания по решению текущих проблем,
- совещания о ходе работ и для подведения итогов проекта.
В рамках процесса 4.5 Мониторинг и контроль работ проекта совещания могут быть очными, виртуальными, формальными или неформальными. Они могут проводиться с участием членов команды проекта и, по мере целесообразности, других заинтересованных сторон проекта. Типы совещаний, среди прочего, включают в себя:
- совещания групп пользователей;
- обзорные совещания.
В рамках процесса 4.6 Интегрированный контроль изменений совещания проводятся в составе членов совета по контролю изменений (ССВ), который несет ответственность за удовлетворение и рассмотрение запросов на изменения и одобрение, отклонение или отсрочка исполнения запросов на изменения. Большинство изменений оказывают то или иное влияние на сроки, стоимость, ресурсы или риски. Оценка влияния изменений является существенной частью совещания. Могут обсуждаться и вноситься на рассмотрение альтернативные варианты запрашиваемых изменений. Наконец, принятое решение доводится до сведения лица или группы, направивших запрос.
CCB также может рассматривать мероприятия по управлению конфигурацией. Роли и обязанности таких советов четко определяются и согласуются с соответствующими заинтересованными сторонами и вносятся в план управления изменениями. Решения CCB документируются и сообщаются заинтересованным сторонам для информации и последующих действий.
В рамках процесса 4.7 Закрытие проекта или фазы совещания проводятся, чтобы:
- утвердить принятие поставляемых результатов;
- подтвердить соблюдение критериев выхода;
- формально закрыть договоры;
- дать оценку удовлетворенности заинтересованных сторон;
- собрать извлеченные уроки;
- передать знания и информацию по проекту;
- торжественно отметить успешное завершение проекта.
Участниками могут быть члены команды проекта и другие заинтересованные стороны, вовлеченные в проект или попадающие под его влияние. Совещания могут быть очными, виртуальными, формальными или неформальными. Виды проводимых совещаний включают в себя:
- итоговые отчетные совещания,
- совещания с заказчиком для подведения итогов,
- совещания по извлеченным урокам,
- итоговые совещания об успешном окончании проекта.
В рамках процесса 5.1 Планирование управления содержанием команды проекта могут участвовать в совещаниях проекта по разработке плана управления проектом. Среди участников могут быть руководитель проекта, спонсор проекта, определенные участники команды проекта, определенные заинтересованные стороны, любые лица, отвечающие за те или иные процессы управления содержанием, и, при необходимости, другие лица.
В рамках процесса 6.1 Планирование управления расписанием команды проекта могут проводить совещания по планированию для разработки плана управления расписанием. Среди участников таких совещаний могут быть руководитель проекта, спонсор проекта, определенные члены команды проекта, определенные заинтересованные стороны, любые лица, отвечающие за планирование или исполнение расписания, и, при необходимости, другие лица.
В рамках процесса 6.2 Определение операций совещания могут быть очными, виртуальными, формальными или неформальными. Для определения операций, необходимых для исполнения работ, совещания могут проводиться с участием членов команды и экспертов по предметным областям.
В рамках процесса 6.4 Оценка длительности операций команда проекта может проводить совещания для рассмотрения вопроса об оценке длительности операций. При использовании гибкого подхода необходимо проводить планерки или совещания по итеративному планированию для обсуждения приоритизированных элементов бэклога продукта (пользовательских историй) и принятия решений в отношении того, какие из этих элементов команда примет в работу в предстоящей итерации. Команда разбивает пользовательские истории на задачи низкого уровня с оценкой в часах и затем подтверждает возможность выполнения задач в оцениваемое время на основе потенциала команды в сопоставлении с длительностью (итерацией). Это совещание обычно проводится в первый день итерации с участием владельца продукта, скрам-команды и руководителя проекта. В результате этого совещания определяются бэклог итерации, а также допущения, опасения, риски, зависимости, решения и действия.
В рамках процесса 7.1 Планирование управления стоимостью команды проекта могут проводить совещания по планированию для разработки плана управления стоимостью. Среди участников могут быть руководитель проекта, спонсор проекта, определенные члены команды проекта, определенные заинтересованные стороны, любые лица, отвечающие за стоимость проекта, и, при необходимости, другие лица.
В рамках процесса 8.1 Планирование управления качеством команды проекта могут проводить совещания по планированию для разработки плана управления качеством. Среди участников могут быть руководитель проекта, спонсор проекта, определенные члены команды проекта, определенные заинтересованные стороны, любые лица, отвечающие за деятельность в области управления качеством проекта, а при необходимости, и другие лица.
В рамках процесса 8.3 Контроль качества могут проводиться совещания со следующими вопросами:
- Обзор одобренных запросов на изменения. Все одобренные запросы на изменения должны стать предметом анализа для проверки того, что они внедрены именно так, как было одобрено. Этот обзор должен также проверить, что частичные изменения были произведены, а все части были надлежащим образом реализованы, протестированы, завершены и заверены.
- Ретроспективный анализ/извлеченные уроки. Команда проекта проводит совещание, чтобы обсудить:
- успешные элементы проекта/фазы,
- что можно улучшить,
- что еще нужно включить в осуществляемый проект и что — в будущие проекты,
- что нужно добавить в активы процессов организации.
В рамках процесса 9.1 Планирование управления ресурсами команда проекта может проводить совещания с целью планирования управления ресурсами проекта.
В рамках процесса 9.2 Оценка ресурсов операций руководитель проекта может проводить совещания по планированию с участием функциональных руководителей для оценки:
- необходимых ресурсов для каждой отдельной операции,
- уровня трудозатрат (level of effort, LoE),
- уровня навыков ресурсов команды,
- количества необходимых материалов.
Среди участников таких совещаний могут быть руководитель проекта, спонсор проекта, определенные члены команды проекта, определенные заинтересованные стороны, и, при необходимости, другие лица.
В рамках процесса 9.4 Развитие команды проекта cовещания проводятся с целью обсуждения и принятия решений по вопросам, относящимся к развитию команды. В совещаниях участвуют руководитель и члены команды проекта. Виды совещаний включают в себя, среди прочего, организационные совещания, встречи по укреплению и развитию команды.
В рамках процесса 10.1 Планирование управления коммуникациями совещания проекта могут проводиться в виртуальной (совещания с использованием электронных коммуникаций) или в очной форме и обеспечиваться технологиями совместной работы над документами, включая сообщения по электронной почте и веб-сайты проекта. Процесс планирования управления коммуникациями требует обсуждения с командой проекта с целью определения наиболее подходящего способа обновления и сообщения информации проекта, а также реагирования на запросы от различных заинтересованных сторон в отношении информации.
В рамках процесса 10.2 Управление коммуникациями совещания обеспечивают исполнение операций, предусмотренных в стратегии коммуникаций и в плане коммуникаций.
В рамках процесса 10.3 Мониторинг коммуникаций очные или виртуальные совещания проводятся для выработки решений, ответа на запросы заинтересованных сторон и проведения обсуждений с поставщиками, производителями и другими заинтересованными сторонами проекта.
В рамках процесса 11.1 Планирование управления рисками разработка плана управления рисками может входить в повестку дня стартового совещания; может быть также организовано специальное совещание по планированию. В состав участников совещания могут входить руководитель проекта, отдельные члены команды проекта, ключевые заинтересованные стороны или члены команды, которые отвечают за организацию процесса управления рисками по проекту. По мере необходимости, могут приглашаться другие лица извне организации, включая клиентов, продавцов и представителей регулирующих органов. Квалифицированный модератор может помочь участникам сосредоточить внимание на данной задаче, прийти к общему мнению по основным аспектам подхода к рискам, выявить и преодолеть источники субъективности и разрешить разногласия, которые могут возникнуть. На этом совещании определяются планы по проведению мероприятий управления рисками, которые документально оформляются в виде плана управления рисками.
В рамках процесса 11.2 Идентификация рисков приступая к идентификации рисков, команда проекта может провести специальное совещание (часто называется семинар по рискам). В большинстве случаев семинары по рискам включают в себя мозговой штурм в той или иной форме, но и другие методы идентификации рисков могут использоваться на совещании в зависимости от уровня процесса работы с рисками, определенного в плане управления рисками. Участие квалифицированного модератора повысит результативность совещания. Совершенно необходимо также обеспечить надлежащий состав участников семинара по рискам. В больших проектах может быть целесообразно пригласить спонсора проекта, экспертов по предметным областям, продавцов, представителей заказчика или другие заинтересованные стороны. Состав участников семинаров по рискам в случае более мелких проектов может быть ограничен частью команды проекта.
В рамках процесса 11.3 Качественный анализ рисков команда проекта может организовать специальное совещание (часто называется семинар по рискам), посвященное исключительно обсуждению вопросов идентификации индивидуальных рисков проекта. В задачи данного совещания входит следующее:
- рассмотрение ранее идентифицированных рисков,
- оценка вероятности и воздействий (а по возможности и других параметров риска),
- категоризация и приоритизация рисков.
Для каждого индивидуального риска проекта в рамках процесса качественного анализа рисков определяется владелец риска, который отвечает за планирование необходимого реагирования на риск и за отчетность о ходе дел по управлению данным риском. Совещание может начинаться с рассмотрения и утверждения шкалы измерения вероятности и воздействия для использования при анализе. В ходе обсуждения на совещании могут быть также идентифицированы дополнительные риски, которые должны быть зарегистрированы для анализа. Участие квалифицированного модератора повысит результативность совещания.
В рамках процесса 11.7 Мониторинг рисков совещания включают в себя, среди прочего, обзоры рисков. Обзоры рисков проводятся по расписанию регулярно и в их ходе должна изучаться и документироваться результативность реагирования на риски в работе с совокупным риском проекта и идентифицированными индивидуальными рисками проекта. Результатом обзоров рисков может стать также:
- идентификация индивидуальных рисков проекта (в том числе вторичных рисков, которые возникают в результате осуществления согласованных мер реагирования на риски);
- переоценка текущих рисков;
- закрытие рисков, которые стали неактуальными;
- проблемы, которые возникли в результате наступивших рисков;
- выявление уроков, которые должны быть извлечены для применения в осуществляемых фазах текущего проекта или в подобных проектах в будущем.
Обзор рисков может входить в повестку дня периодического совещания по статусу проекта; может быть также организовано специальное совещание для обзора рисков, как предусмотрено в плане управления рисками.
В рамках процесса 12.1 Планирование управления закупками одни лишь исследования не могут предоставить конкретную информацию для разработки стратегии закупок без проведения дополнительных встреч по обмену информацией с потенциальными участниками торгов. Сотрудничая с потенциальными участниками торгов, организация, покупающая материал или услугу, может извлечь выгоду, в то время как продавец может влиять на взаимовыгодный подход или продукт. Совещания могут проводится с целью определения стратегии управления и мониторинга закупок.
В рамках процесса 13.1 Выявление стейкхолдеров cовещания проводятся для выработки понимания значимых заинтересованных сторон. Они могут принимать форму
- тематических семинаров,
- собраний небольших групп под руководством ведущего,
- совещаний виртуальных групп с использованием электронных средств связи или средств социальных сетей для обмена идеями и анализа данных.
В рамках процесса 13.2 Планирование вовлечения стейкхолдеров совещания служат для обсуждения и анализа данных на входе процесса планирования вовлечения заинтересованных сторон и разработки хорошо продуманного плана их вовлечения.
В рамках процесса 13.3 Управление вовлечением стейкхолдеров cовещания используются для обсуждения и принятия мер для разрешения проблемы или требующего особого внимания вопроса в сфере вовлечения заинтересованных сторон. Виды совещаний, полезные в рамках данного процесса, включают в себя, среди прочего:
- принятие решений,
- разрешение проблем,
- извлеченные уроки и ретроспективный анализ,
- стартовое совещание проекта,
- планирование спринта,
- обновления статуса.
В рамках процесса 13.4 Мониторинг вовлечения стейкхолдеров проводят следующие типы совещаний:
- совещания о статусе работы,
- ежедневные летучки,
- ретроспективный анализ,
- другие совещания, предусмотренные планом вовлечения заинтересованных сторон для целей мониторинга и оценки уровней их вовлечения.
Совещания больше не ограничены мероприятиями с личным присутствием или с использованием средств голосовой связи. Несмотря на то, что очные мероприятия являются наиболее предпочтительными, они могут быть дорогостоящими. Телеконференции и технические средства ликвидируют разрыв и обеспечивают разнообразные способы связи и проведения совещаний.