Категории воздействий на предприятие

Проекты существуют и осуществляются в среде, которая может воздействовать на них. Эти воздействия могут оказывать благоприятное или неблагоприятное влияние на проект.

Две главных категории воздействий:

• факторы среды предприятия (ФСП),
• активы процессов организации (АПО).

Кроме ФСП и АПО в жизненном цикле проекта значительную роль играют организационные системы.

Факторы среды предприятия

Факторы среды предприятия (Enterprise Environmental Factors) — это условия, не находящиеся под непосредственным контролем команды проекта, которые влияют на проект, ограничивают или направляют его. Данные условия по отношению к организации могут быть внутренними и/или внешними. ФСП рассматриваются в качестве входов для многих процессов управления проектом, особенно для большинства процессов планирования. Эти факторы могут расширять или ограничивать варианты действий по управлению проектом. Кроме этого, эти факторы могут оказать положительное или отрицательное влияние на конечный результат.

ФСП имеют большие различия в зависимости от типа или характера. Эти факторы необходимо учитывать, чтобы добиться результативности проекта.

Внутренние ФСП

Описанные ниже ФСП являются для организации внутренними:

• Организационная культура, структура и руководство. Примерами могут служить: видение, миссия, ценности, убеждения, культурные нормы, стиль руководства, иерархия и система взаимосвязей полномочий, организационный стиль, этические нормы и кодекс поведения.
• Географическое распределение производственных объектов и ресурсов. Примерами могут служить: местоположение заводов, виртуальные команды, системы общего пользования и облачные компьютерные ресурсы.
• Инфраструктура. Примерами могут служить: производственные объекты, оборудование, каналы телекоммуникаций организации, компьютерное аппаратное обеспечение, его доступность и мощности.
• Программное обеспечение. Примерами могут служить: инструменты составления расписаний, системы управления конфигурацией, веб-интерфейсы к работающим в режиме онлайн автоматизированными системам и системы авторизации работ.
• Доступность ресурсов. Примерами могут служить: ограничения на заключение договоров и осуществление закупок, утвержденные поставщики и субподрядчики, а также соглашения о сотрудничестве.
• Кадровые возможности. Примерами могут служить: профессиональная квалификация и опыт, навыки, компетенции и специальные знания кадровых ресурсов.

Внешние ФСП

Описанные ниже ФСП являются для организации внешними:

• Ситуация на рынке. Примерами могут служить: конкуренты, доля рынка, узнаваемость бренда и товарные знаки.
• Социальные и культурные влияния и проблемы. Примерами могут служить: политический климат, кодексы поведения, этические нормы и представления.
• Юридические ограничения. Примерами могут служить: национальные или местные законы и нормативно-правовые акты в области безопасности, защиты данных, делового поведения, трудовых отношений и закупочной деятельности.
• Коммерческие базы данных. Примерами могут служить: результаты сравнительного анализа, стандартизированные сметные данные, данные изучения промышленных рисков, базы данных рисков.
• Научные исследования. Примерами могут служить: отраслевые исследования, публикации и результаты сравнительного анализа.
• Государственные или промышленные стандарты. Примерами могут служить: предписания и стандарты регулирующих органов в отношении продуктов, производства, природопользования, качества и квалификации.
• Финансовые соображения. Примерами могут служить: курсы обмена валют, банковские ставки, показатели инфляции, тарифы и географическое положение.
• Материальные элементы среды. Примерами могут служить: производственные условия, погодные условия и ограничения.

Активы процессов организации

Активы процессов организации (Organizational Process Assets) — это планы, процессы, политики, процедуры и базы знаний, специфичные для исполняющей организации и используемые ею. Данные активы оказывают влияние на управление проектом.

АПО включают в себя любые артефакты, практики и знания некоторых или всех исполнительных организаций, участвующих в проекте, которые могут быть использованы для исполнения или руководства проектом. АПО также включают в себя извлеченные уроки по результатам прошлых проектов и историческую информацию организации.

АПО могут включать в себя завершенные расписания, данные о рисках и данные об освоенных объемах.

Поскольку АПО являются для организации внутренними, члены команды проекта могут быть в состоянии по мере необходимости вносить обновления и дополнения в активы процессов организации на всем протяжении проекта. Их можно разбить на две категории:

• Процессы, политики и процедуры. Их обновление обычно не входит в работы по проекту. Процессы, политики и процедуры обычно устанавливаются офисом управления проектами (ОУП) или другим функциональным подразделением, внешним по отношению к проекту. Они могут обновляться только с соблюдением соответствующих политик организации, связанных с обновлением процессов, политик или процедур. В некоторых организациях команде предлагают адаптировать шаблоны, жизненные циклы и контрольные списки к проекту. В таких случаях команда управления проектом должна адаптировать эти активы с целью удовлетворения потребностей проекта.
• Базы знаний организации. Обновляются на всем протяжении проекта за счет использования информации проекта. Например, на всем протяжении проекта постоянно обновляется информация о финансовых результатах, извлеченных уроках, метриках и проблемах исполнения, а также недостатках.

Организационные системы

Проекты осуществляются в рамках ограничений, установленных организациями через их структуру и модель руководства. Для результативной и эффективной работы руководителю проекта нужно понимать структуру распределения ответственности, подчиненности и полномочий в организации. Это понимание поможет руководителю проекта результативно использовать свои полномочия, влияние, компетентность, лидерство и политические возможности для успешного завершения проекта.

Взаимодействие многочисленных факторов в каждой отдельной организации создает уникальную систему, которая воздействует на проект, осуществляемый в ее рамках. Возникшая в результате организационная система определяет властные полномочия, влияние, интересы, компетентность и политические возможности людей, которые могут действовать в рамках данной системы. Системные факторы включают в себя, среди прочего:

• элементы управления;
• модель руководства;
• тип организационной структуры.

Элементы управления

Элементы управления — компоненты, которые включают в себя основные функции или принципы общего управления в организации. Общие элементы управления распределяются в организации в соответствии со структурой ее руководства и выбранным типом организационной структуры. Основные функции или принципы управления включают в себя, среди прочего:

• распределение работ с учетом специальных навыков и наличия сил для производства работ;
• полномочия, предоставленные для производства работ;
• ответственность за производство работ распределяется надлежащим образом с учетом таких качеств, как профессиональные навыки и опыт;
• дисциплина поведения (например, уважение к власти, людям и правилам);
• единоначалие (то есть только один человек отдает приказы на совершение любых операций или действий другому лицу);
• единство руководства (то есть существует только один план и один руководитель для группы мероприятий, имеющих общую цель);
• общие цели организации имеют приоритет над индивидуальными;
• справедливая оплата за выполненную работу;
• оптимальное использование ресурсов;
• четкие каналы коммуникации;
• правильные материалы для правильного лица для правильной работы в правильное время;
• справедливое и равноправное отношение к людям на рабочем месте;
• гарантия сохранения должности;
• безопасность людей на рабочих местах;
• открытый вклад каждого человека в планирование и исполнение;
• оптимальный моральный климат.

Модель руководства

Модель руководства — это модель, в рамках которой в организации осуществляются властные полномочия. Эта модель включает в себя, среди прочего: правила, политики, процедуры, нормы, отношения, системы, процессы. Данная модель оказывает влияние на то, как:

• устанавливаются и достигаются цели организации,
• осуществляется мониторинг и оценка рисков,
• осуществляется оптимизация исполнения.

Тип организационной структуры

Определение соответствующего типа организационной структуры является результатом изучения компромиссных вариантов между двумя переменными: типы организационных структур, которые представляется возможным использовать, и то, как их можно оптимизировать для данной организации. Не существует структуры на все случаи жизни, подходящей для любой организации. Выбранная в конечном счете структура для данной организации из-за многочисленных переменных, которые приходится учитывать, является уникальной. Факторы, которые следует иметь в виду при выборе организационной структуры, включают в себя, среди прочего:

• степень согласованности с целями организации,
• возможности специализации,
• уровень эффективности и результативности контроля,
• четкий путь эскалации для принятия решений,
• четкие границы и содержание полномочий,
• возможности делегирования,
• назначение подотчетности,
• назначение ответственности,
• возможность адаптации структуры,
• простота структуры,
• эффективность работы,
• учет затрат,
• физическое местонахождение (например, совместное, региональное или виртуальное расположение),
• четкая система коммуникаций (например, политики, ход производства работ и видение организации).