План управления коммуникациями
План управления коммуникациями (Communications Management Plan) — компонент плана управления проектом, программой или портфелем, описывающий, как, когда и с помощью кого будет происходить управление и распространение информации о проекте1. По PMBoK 6 план описывает, как коммуникации проекта планируются, структурируются, осуществляются и как отслеживается их эффективность2.
План — выход процесса 10.1 Планирование управления коммуникациями. Он служит входом процессов 10.2 Управление коммуникациями и 10.3 Мониторинг коммуникаций, процессов управления вовлечением стейкхолдеров (13.1–13.4) и процесса 12.2 Проведение закупок3. Основой для плана служат анализ требований к коммуникациям, выбор коммуникационных технологий и методов коммуникаций.
Содержание
Заголовок раздела «Содержание»План управления коммуникациями содержит2:
- требования заинтересованных сторон к коммуникациям;
- информацию, которую нужно передавать: язык, формат, содержание, степень детализации;
- процессы эскалации;
- причину распространения этой информации;
- сроки и периодичность распространения информации и, если нужно, получения подтверждения или ответа;
- ответственного за передачу информации;
- ответственного за разрешение на раскрытие конфиденциальной информации;
- лиц и группы, которые получают информацию, с их потребностями, требованиями и ожиданиями;
- методы и технологии передачи: служебные записки, электронная почта, пресс-релизы, социальные сети;
- ресурсы, выделенные на коммуникации, включая время и бюджет;
- порядок обновления и уточнения плана по ходу проекта — например, когда при переходе между фазами меняется состав заинтересованных сторон;
- глоссарий общих терминов;
- схемы информационных потоков в проекте, порядок согласования, перечень отчетов, планы совещаний;
- ограничения, вытекающие из законодательства, технологий, политик организации.
В план можно включить правила и шаблоны для совещаний по статусу проекта, совещаний команды, онлайн-совещаний и электронных писем, а также порядок использования сайта проекта и программного обеспечения для управления проектами, если они применяются2.
Условный фрагмент матрицы коммуникаций — табличной части плана:
| Информация | Получатели | Ответственный | Способ | Периодичность |
|---|---|---|---|---|
| Отчет о статусе проекта | Спонсор, управляющий комитет | Руководитель проекта | Электронная почта, сайт проекта | Еженедельно |
| План итерации | Команда, владелец продукта | Руководитель команды | Совещание по планированию | В начале каждой итерации |
| Решения по запросам на изменение | Инициатор запроса, команда | Секретарь совета по контролю изменений | Система управления изменениями | После каждого заседания совета |
| Ход работ для пользователей | Будущие пользователи системы | Аналитик | Рассылка, демонстрация | Ежемесячно |
Литература
Заголовок раздела «Литература»- A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide). — 6th ed. — Newtown Square, PA: Project Management Institute, 2017. — ISBN 978-1-62825-184-5.